Il ristorante dell'hotel prenotato dalla camera, senza quaderno in reception

Alle sette di sera la reception ha il check-in di un gruppo, il telefono che squilla e un ospite davanti che chiede «c'è posto stasera al ristorante?». Il collega guarda il quaderno, scrive «Müller 4 pax 20:30», ma il tavolo da quattro era già promesso a voce dal maître. Alle 20:30 arrivano in otto per sei posti, e l'allergia alle noci detta al telefono non è mai arrivata in cucina. La prenotazione ristorante hotel non dovrebbe passare da un foglio che gira tra tre persone.

Concierge è la web app che mette i servizi dell'hotel nel telefono degli ospiti, con il marchio dell'hotel e nella loro lingua. Il ristorante è uno di questi servizi: l'ospite apre la web app dal QR in camera, sceglie sera, orario e numero di persone, risponde a due domande e riceve la conferma. La sala vede tutto in un unico elenco.

Perché il quaderno in reception non regge la stagione

I software per ristoranti sono pensati per chi riceve clienti dalla strada. Un ristorante d'albergo ha problemi diversi.

• Le prenotazioni arrivano da troppi punti. Reception, maître, telefono interno, ospite che chiede al bar. Ognuno scrive dove capita, e il conto dei coperti si fa a occhio.
• Gli ospiti stranieri non chiamano. Molti non se la sentono di telefonare in italiano o in inglese. Se prenotare richiede una telefonata, cenano fuori.
• I turni si sovrappongono. Un tavolo dato alle 20:00 a chi poi resta fino alle 22:00 manda all'aria il secondo turno.
• Le allergie si perdono. Detta a voce in reception, ricopiata sul quaderno, letta di fretta in sala: ogni passaggio è un rischio.
• Chi non si presenta non avvisa. Un tavolo da sei vuoto in alta stagione è un mancato incasso, e nessuno ha ricordato all'ospite la prenotazione.
• Il conto della camera è un'altra storia. La cena va sul folio solo se qualcuno porta lo scontrino in reception.

Come lo risolve Concierge

1. Un servizio per ogni ristorante. Crei il ristorante, o il ristorante à la carte e la terrazza, con descrizione e foto. Testi tradotti automaticamente nelle lingue attive.
2. Orari e turni. Regole settimanali con orari di inizio, intervallo tra gli slot e durata del tavolo. Per due turni di cena imposti due orari, per esempio 19:30 e 21:30. Aggiungi preavviso minimo, finestra di prenotazione e chiusure.
3. Capienza come lavori tu. Puoi ragionare per coperti del servizio, per coperti per fascia oraria oppure per tavoli reali. Con i tavoli, Concierge assegna il più piccolo adatto al gruppo: una coppia non occupa il tavolo da sei.
4. Numero di persone. Minimo e massimo per prenotazione. I gruppi oltre il massimo li gestisci a mano.
5. Domande personalizzate. Allergie, intolleranze, seggiolone, occasione speciale. Puoi renderle obbligatorie.
6. Conferma automatica o manuale. Le prenotazioni normali si confermano da sole; se vuoi vedere prima le richieste del sabato, attivi la conferma manuale.
7. Promemoria e cancellazione. Circa due ore prima l'ospite riceve un promemoria via email, push, WhatsApp o SMS. Può cancellare gratis dall'app fino a N ore prima, e il posto torna libero. Caparra con carta opzionale.
8. Elenco del giorno per la sala. Le prenotazioni del giorno compaiono nella bacheca dell'app dello staff, su un tablet con accesso a PIN, filtrata per reparto. Le telefonate si inseriscono dal pannello con lo stesso controllo dei posti.
9. Pagamento sul conto. Per chi alloggia, la cena si può addebitare in camera, con limite di spesa; con un PMS collegato va direttamente sul conto del PMS.

I limiti, detti chiaramente: non c'è lista d'attesa, non ci sono penali di cancellazione e non c'è una piantina grafica della sala. Concierge non unisce due tavoli da solo. Il modulo ristoranti è incluso dal piano Pro (149 € al mese più 2,50 € a camera).

Esempio: sabato sera con due turni

Un ristorante di esempio con 12 tavoli: sei da 2, quattro da 4 e due da 6. Due turni, alle 19:30 e alle 21:30, con tavolo di due ore. I numeri sono inventati per mostrare come ragiona l'assegnazione.

Con il quaderno, la famiglia di 3 poteva finire al tavolo da 6, lasciando in piedi il gruppo.

Prima e dopo: una sera di agosto

Per chi è

Concierge è adatto a hotel e resort con uno o più ristoranti interni, dove la maggior parte dei coperti viene dagli ospiti in casa e il problema è raccogliere le prenotazioni dalle camere, con le allergie e senza sovrapposizioni. Va bene anche per ristoranti aperti agli esterni, purché il cuore resti la clientela dell'albergo.

Non è la scelta giusta se:

• ti serve una piantina grafica della sala da trascinare o l'unione automatica dei tavoli;
• vuoi una lista d'attesa che riempia le cancellazioni o penali per chi non si presenta;
• il ristorante vive di clientela esterna e ti serve visibilità su portali e guide gastronomiche: un software verticale per ristoranti è più adatto.

Concierge a confronto con quaderno e software per ristoranti

Domande frequenti

Come fanno gli ospiti a prenotare il ristorante dell'hotel?

Scansionano il QR in camera, aprono la web app dell'hotel nella loro lingua e scelgono ristorante, giorno, orario e numero di persone. Vedono solo gli orari con posto. Non devono scaricare nulla dagli store. Chi chiama la reception viene prenotato dallo staff nel pannello, con lo stesso controllo di disponibilità, quindi non si creano doppioni tra telefono e app.

Come vengono assegnati i tavoli?

Se inserisci i tavoli reali con il loro numero di posti, Concierge assegna a ogni prenotazione il tavolo più piccolo adatto al gruppo, così i tavoli grandi restano per le famiglie. Non unisce due tavoli da solo e non c'è una piantina grafica della sala: se preferisci, puoi gestire la capienza per servizio o per fascia oraria invece che per tavolo.

Si possono gestire due turni di cena?

Sì. Imposti gli orari di inizio, per esempio 19:30 e 21:30, la durata del tavolo e la capienza. Quando un turno è pieno l'ospite vede solo l'altro. Puoi anche stabilire un preavviso minimo, quanti giorni avanti si prenota e le chiusure, come il giorno di riposo del ristorante.

Come si riducono le mancate presentazioni?

Circa due ore prima della cena l'ospite riceve un promemoria con il codice della prenotazione, via email, notifica push, WhatsApp o SMS secondo i canali attivi. Può cancellare gratis dall'app fino al limite di ore che imposti, liberando il tavolo. Puoi chiedere una caparra con carta. Non ci sono penali né lista d'attesa automatica.

Le allergie degli ospiti arrivano alla cucina?

Puoi aggiungere alla prenotazione domande personalizzate, anche obbligatorie, come allergie, intolleranze, seggiolone o occasione speciale. Le risposte restano sulla prenotazione e lo staff le legge nel dettaglio della prenotazione nel pannello, prima del servizio. Resta buona pratica che il personale di sala confermi le allergie a voce al tavolo.

Possono prenotare anche i clienti esterni?

Sì, se lo permetti. Per ogni ristorante decidi se è riservato agli ospiti con soggiorno attivo o aperto a tutti. Gli esterni lasciano nome e contatti e pagano con carta o in loco; l'addebito in camera è riservato a chi alloggia. Il modulo ristoranti è incluso dal piano Pro.

Inizia

Il modo più rapido per capire se Concierge fa per il tuo ristorante è provarlo con i tuoi tavoli e i tuoi turni. Prova gratis per 30 giorni: nessuna carta richiesta, e trovi un catalogo di esempio già pronto, ristorante compreso.

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