Prenotazioni della spa dal telefono dell'ospite, senza cabine doppie

Il telefono della spa squilla mentre stai facendo un massaggio. In reception un collega segna un trattamento sul quaderno, ma la cabina 2 era già stata data a un'altra coppia. Il giorno dopo un ospite al check-out chiede «c'era una spa?», e un trattamento fatto alle sei di sera non è mai finito sul conto. Un software prenotazione spa hotel serve a chiudere questi buchi: agenda unica per terapisti e cabine, prenotazione diretta dal telefono dell'ospite e addebito sul conto della camera.

Concierge mette i servizi dell'hotel nel telefono degli ospiti, con il marchio dell'hotel. Per la spa: l'ospite scansiona il QR in camera, vede i trattamenti nella sua lingua, sceglie un orario libero e prenota. Voi lo vedete nel pannello e nell'app dello staff.

Perché l'agenda della spa salta proprio quando l'hotel è pieno

Una prenotazione della spa dipende da più cose insieme, e nessuno le guarda tutte nello stesso momento.

• Un trattamento occupa due risorse. Serve il terapista giusto e serve una cabina libera. Sul quaderno si controlla una colonna e si dimentica l'altra.
• Le prenotazioni arrivano da più punti. Telefono interno, reception, bar, ospite che passa davanti alla spa. Ognuno scrive dove capita.
• La pulizia della cabina non è nell'agenda. Due trattamenti da 50 minuti attaccati sembrano possibili, ma tra uno e l'altro la cabina va rifatta.
• L'ospite non sa cosa offrite. Il listino è una brochure in camera o un cartello all'ingresso. Chi non passa davanti alla spa non prenota.
• L'addebito in camera è un foglietto. Se il foglietto non arriva in reception prima del check-out, il trattamento è regalato.

Come lo risolve Concierge

1. Trattamenti a catalogo, tradotti. Crei il trattamento in italiano con durata, prezzo e foto. Al salvataggio testi e descrizioni vengono tradotti nelle lingue attive, rispettando le correzioni che fai a mano.
2. Terapisti e cabine come risorse. Ogni terapista e ogni cabina ha i suoi orari e le sue chiusure, per esempio il giorno di riposo o una cabina in manutenzione. Un trattamento può richiedere terapista e cabina insieme: lo slot è libero solo se lo sono entrambi.
3. Regole di disponibilità. Orari settimanali, intervallo tra gli slot, preavviso minimo, finestra di prenotazione (per esempio fino a 14 giorni prima) e giorni di chiusura. Il buffer di pulizia si aggiunge in automatico dopo ogni trattamento.
4. Prenotazione dal telefono. L'ospite apre la web app dal QR in camera, sceglie il trattamento, l'orario e, se lo permetti, il terapista. Può rispondere alle domande che hai aggiunto al trattamento.
5. Conferma automatica o manuale. Puoi confermare in automatico o tenere ogni prenotazione in attesa finché la spa non la accetta.
6. Pagamento. Carta tramite Stripe sul conto dell'hotel, addebito in camera con limite di spesa o pagamento in spa. Puoi chiedere una caparra con la carta.
7. Promemoria e voucher. Circa due ore prima l'ospite riceve un promemoria via email, notifica push, WhatsApp o SMS, secondo i canali attivi. Ogni prenotazione ha un voucher con QR.
8. Agenda per lo staff. Le prenotazioni del giorno compaiono nella bacheca dell'app dello staff, filtrata per reparto, su un tablet condiviso con accesso a PIN.

Per vendere di più puoi creare un codice sconto da mandare agli ospiti in casa con una campagna, per esempio per riempire le ore morte del primo pomeriggio, e proporre i trattamenti nella pagina del check-in online. La spa è inclusa dal piano Pro (149 € al mese più 2,50 € a camera).

I limiti, detti chiaramente: non c'è lista d'attesa, non ci sono penali di cancellazione e i trattamenti di coppia con due terapisti non sono gestiti in automatico. Non esiste un questionario sanitario dedicato: si usano le domande personalizzate.

Esempio: un pomeriggio con due terapisti e due cabine

Una spa di esempio con due terapisti, Anna e Marco, e due cabine singole. Il massaggio dura 50 minuti, richiede un terapista e una cabina, gli slot partono ogni 15 minuti e il buffer di pulizia è di 10 minuti. Anna ha già un cliente in cabina 1 dalle 14:30 alle 15:20, Marco in cabina 2 dalle 14:45 alle 15:35. Nomi e orari sono inventati per mostrare il calcolo.

Sul quaderno, chi guarda solo la colonna della cabina 1 rischia di dare le 15:15 e far trovare all'ospite una cabina ancora da sistemare.

Checklist per partire in una settimana

• Elenca i trattamenti con durata reale, prezzo e risorse che occupano.
• Inserisci terapisti e cabine con turni, riposi e chiusure note.
• Decidi buffer di pulizia, preavviso minimo, finestra di prenotazione e ore di cancellazione gratuita.
• Scegli i metodi di pagamento e se chiedere una caparra.
• Aggiungi le domande che oggi fai a voce: gravidanza, allergie agli oli, pressione preferita.
• Stampa i QR delle camere e prova una prenotazione dal tuo telefono.

Per chi è

Concierge è adatto a hotel e resort con un centro benessere interno che vogliono far prenotare gli ospiti dalla camera, tenere insieme agenda di terapisti e cabine e mettere i trattamenti sul conto del soggiorno. Funziona anche per gli ospiti esterni, che pagano con carta o in loco.

Non è la scelta giusta se:

• il tuo listino ruota sui rituali di coppia con due terapisti in contemporanea e vuoi che il sistema li incastri da solo;
• ti serve una lista d'attesa che riempia le cancellazioni o penali automatiche per chi disdice tardi;
• vuoi una scheda cliente con anamnesi e consenso firmato digitalmente;
• la spa lavora soprattutto con clienti esterni e abbonamenti: un gestionale spa verticale fa più al caso tuo.

Concierge a confronto con agenda cartacea, software spa generico e modulo del PMS

Domande frequenti

Come gestire terapisti e cabine senza sovrapposizioni?

In Concierge terapisti e cabine sono risorse, ognuna con i suoi orari e le sue chiusure. Il trattamento dice di cosa ha bisogno, per esempio un terapista e una cabina insieme, e lo slot compare solo se entrambi sono liberi per tutta la durata più il tempo di pulizia. Le prenotazioni prese al telefono dallo staff passano dallo stesso controllo.

Si può addebitare la spa in camera?

Sì, per gli ospiti con un soggiorno attivo. L'addebito in camera ha un limite di spesa, 500 euro di default, modificabile per singolo soggiorno, e puoi chiedere che l'ospite sia verificato. Se il PMS è collegato, l'importo finisce direttamente sul conto del PMS. Per ogni trattamento scegli quali metodi accettare: carta, camera o pagamento in loco.

L'ospite può scegliere il terapista?

Sì, se lo attivi sul trattamento. La scelta del terapista è opzionale: puoi lasciarla all'ospite oppure far assegnare in automatico il primo terapista libero. Gli orari proposti tengono conto dei turni e delle chiusure di ciascuna persona, quindi l'ospite vede solo gli orari in cui il terapista scelto è davvero disponibile.

Concierge gestisce i trattamenti di coppia con due terapisti?

Non in automatico. Un trattamento può richiedere un terapista più una cabina, ma non esiste una logica che blocchi due terapisti nello stesso orario per una coppia. Si può aggirare con una cabina di coppia e due prenotazioni, oppure confermando a mano. Se il rituale di coppia è il cuore del tuo listino, valuta bene questo limite.

Posso raccogliere informazioni sanitarie prima del massaggio?

Non c'è un questionario sanitario dedicato. Puoi aggiungere al trattamento domande personalizzate, anche obbligatorie, come gravidanza, allergie agli oli o zone da evitare, e le risposte arrivano con la prenotazione. Per un'anamnesi completa con firma serve ancora il modulo che usi oggi in spa.

Cosa succede se l'ospite cancella o non si presenta?

L'ospite può cancellare gratis dall'app fino a un numero di ore prima che decidi tu per ogni trattamento. Concierge non applica penali di cancellazione e non gestisce una lista d'attesa. Puoi però chiedere una caparra con carta al momento della prenotazione e segnare la prenotazione come mancata presentazione.

Inizia

Il modo più rapido per capire se Concierge fa per la tua spa è provarlo con i tuoi trattamenti. Prova gratis per 30 giorni: nessuna carta richiesta, e trovi un catalogo di esempio già pronto da modificare.

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