Check-in online in hotel: i dati degli ospiti arrivano prima di loro
Check-in online hotel: gli ospiti inseriscono dati e documenti prima dell'arrivo e la reception scarica il file per Alloggiati Web. Meno coda, meno ricopiature.
Sono le tre del pomeriggio, arrivano due famiglie e una coppia di tedeschi insieme. Al banco si chiedono i documenti, si ricopiano nomi, date e luoghi di nascita, si spiega dove si fa colazione. La sera qualcuno deve riprendere quei dati e inserirli uno per uno sul portale Alloggiati Web. Un check-in online in hotel serve a spostare la parte noiosa prima dell'arrivo: l'ospite scrive i suoi dati dal telefono, la reception li controlla invece di ricopiarli.
Con Concierge l'ospite riceve un invito nei giorni prima dell'arrivo, compila i dati di tutti gli occupanti nella sua lingua e, se vuoi, vede qualche servizio da prenotare in anticipo. Nel back-office scarichi il file per Alloggiati Web della data di arrivo che ti serve.
Una cosa va detta subito: il check-in online non elimina il passaggio al banco. Il riconoscimento di persona resta a carico dell'hotel. Quello che sparisce è la ricopiatura.
Perché al banco si forma la coda
La coda al check-in non nasce dal numero di ospiti, ma da quante cose bisogna scrivere a mano mentre loro aspettano.
- I dati si scrivono due volte. Prima sul gestionale o su un foglio, poi sul portale Alloggiati Web. Ogni passaggio è un'occasione per sbagliare una data o invertire nome e cognome.
- I nomi stranieri si ricopiano male. Un cognome polacco letto da un passaporto al volo è un errore facile.
- Le famiglie moltiplicano il lavoro. Per ogni componente servono nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza. Una famiglia di quattro è quattro schede.
- Gli arrivi si concentrano. Il check-in apre a un'ora precisa, i transfer arrivano insieme, e una sola persona al banco diventa il collo di bottiglia.
- La sera il lavoro torna. Le schedine vanno inviate nei tempi previsti, e se il turno serale trova dati incompleti deve rincorrere l'ospite il giorno dopo.
Il costo è la prima impressione dell'ospite, in piedi dopo il viaggio, e il rischio di errori in una comunicazione obbligatoria.
Come lo risolve Concierge
- Invito automatico prima dell'arrivo. Per i soggiorni in arrivo nei giorni successivi (di serie fino a tre giorni prima) l'ospite riceve un messaggio con un link personale. Aprendolo entra già riconosciuto, senza password.
- Dati di tutti gli occupanti. L'ospite inserisce per ciascuno nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, paese di nascita e cittadinanza. Per il capofamiglia, o per chi viaggia da solo, aggiunge tipo, numero e luogo di rilascio del documento. Può aggiungere persone se la composizione è cambiata.
- Orario di arrivo e preferenze. Un campo per l'orario previsto e uno libero per le preferenze (cuscino, culla, piano alto). L'ospite accetta l'informativa privacy prima di salvare.
- Nella lingua dell'ospite. Il modulo si apre nella lingua del telefono, tra quelle attive per il tuo hotel.
- Qualche proposta prima di partire. Sotto il modulo puoi mostrare fino a sei servizi in evidenza: un trattamento spa, una cena, un transfer. È il momento in cui l'ospite sta pianificando.
- Export per Alloggiati Web. Nell'elenco dei soggiorni il pulsante "Esporta Alloggiati Web" scarica il file di testo con tutti gli ospiti arrivati nella data scelta, una riga per persona, capofamiglia per primo. Se un soggiorno non ha i dati degli occupanti, viene segnalato.
- Caricamento sul portale fatto da te. Il file si carica a mano sul portale Alloggiati Web con le credenziali della struttura. Non c'è nessun invio automatico.
Limiti da conoscere prima di partire:
- non è previsto il caricamento della foto o della scansione del documento: l'ospite scrive i dati, tu vedi il documento al banco;
- la tabella dei codici paese è parziale (circa 35 paesi): per gli altri controlla il codice prima di caricare il file sul portale;
- il check-in online è un modulo del piano Pro (149 € al mese + 2,50 € per camera).
Il riconoscimento all'arrivo resta tuo
La normativa sulla comunicazione degli alloggiati (art. 109 del TULPS) chiede alla struttura di identificare gli ospiti e di comunicarne le generalità alla Questura entro 24 ore dall'arrivo.Il check-in online non cambia questo obbligo: l'ospite passa comunque dal banco, mostra il documento e tu confronti i dati con quelli già inseriti.
Un pomeriggio di arrivi, prima e dopo
Esempio con numeri inventati: 12 camere in arrivo, 31 persone, una persona alla reception.
| Momento | Senza check-in online | Con Concierge |
|---|---|---|
| Tre giorni prima | Nessun contatto con l'ospite | Parte l'invito con il link personale |
| Il giorno prima | Si stampano le schede da far compilare | Si vede chi ha già compilato e chi no |
| Ore 15:00, arrivo di una famiglia di 4 | Quattro schede scritte a mano al banco | Controllo del documento, dati già presenti |
| Ospite straniero | Si ricopia il cognome dal passaporto | Il cognome l'ha scritto lui |
| Richiesta della culla | Detta a voce, annotata su un foglio | Già nelle preferenze del soggiorno |
| Sera, schedine | 31 persone inserite a mano sul portale | File scaricato, controllato e caricato |
| Dati mancanti | Scoperti durante l'inserimento | Segnalati dall'export, prima del caricamento |
Checklist per il turno serale
- Apri l'elenco dei soggiorni e scegli la data di arrivo.
- Premi "Esporta Alloggiati Web" e leggi l'elenco dei soggiorni senza dati.
- Per chi manca, inserisci i dati presi al banco, poi riesporta.
- Controlla i codici dei paesi meno frequenti.
- Carica il file sul portale Alloggiati Web e conserva la ricevuta come fai oggi.
Per chi è
Concierge è adatto a hotel e resort con arrivi concentrati, molta clientela straniera e una reception che non può permettersi dieci minuti a camera. Funziona anche se usi un PMS collegato (Mews, Cloudbeds o generico): i soggiorni arrivano da lì e l'invito parte da solo.
Non è la scelta giusta se:
- cerchi un sistema che invii le schedine alla Questura in automatico: qui il file lo carichi tu;
- vuoi la lettura automatica del documento da foto o scansione: non c'è;
- ti serve il calcolo della tassa di soggiorno: Concierge non la calcola;
- sei sul piano Starter e non vuoi passare al Pro: il check-in online parte da lì.
Concierge a confronto con fotocopie, portale e PDF
| Fotocopia al banco | Inserimento a mano sul portale | Modulo PDF via email | Concierge | |
|---|---|---|---|---|
| Dati raccolti prima dell'arrivo | No | No | Sì, se l'ospite lo rimanda | Sì, dal telefono |
| Lingua dell'ospite | Dipende dal receptionist | No | Un PDF per lingua | Sì, quelle attive |
| Ricopiatura dei dati | Sì, due volte | Sì | Sì, dal PDF | No |
| Componenti della famiglia | Un foglio per persona | Una scheda per persona | Spesso incompleti | Tutti nello stesso modulo |
| File per Alloggiati Web | No | Non serve, si scrive sul portale | No | Sì, da caricare a mano |
| Segnalazione dati mancanti | No | Durante l'inserimento | No | Sì, all'export |
| Riconoscimento di persona | Al banco | Al banco | Al banco | Al banco |
Domande frequenti
Il check-in online è legale?
Raccogliere in anticipo i dati anagrafici e del documento è un aiuto per la reception, non un sostituto dell'identificazione. All'arrivo l'hotel deve comunque riconoscere di persona gli ospiti e confrontare il documento con i dati ricevuti. Concierge serve a non ricopiare nulla al banco: la verifica resta tua. Per i dettagli fai riferimento alla Questura o alla tua associazione di categoria.
Entro quando vanno inviate le schedine Alloggiati Web?
La norma di riferimento chiede di comunicare le generalità degli ospiti alla Questura entro 24 ore dall'arrivo, e subito per soggiorni più brevi. Verifica i termini aggiornati sul portale Alloggiati Web o con la tua Questura. Con Concierge il file della giornata è pronto a fine turno: lo scarichi e lo carichi tu sul portale.
Concierge invia le schedine alla Polizia in automatico?
No. Concierge prepara il file di testo con gli ospiti arrivati nella data che scegli e segnala i soggiorni con dati mancanti. Il caricamento sul portale Alloggiati Web lo fai tu, con le tue credenziali, come faresti con un file prodotto dal gestionale. Nessun dato parte verso la Questura senza un tuo passaggio.
L'ospite deve caricare la foto del documento?
No. Nel check-in online l'ospite scrive tipo, numero e luogo di rilascio del documento, insieme ai dati anagrafici di tutti gli occupanti. Non è previsto il caricamento di foto o scansioni. Il documento originale lo vedi al banco, al momento del riconoscimento, e lì confronti i dati con quelli già inseriti.
In quali lingue vede il modulo l'ospite?
Nella lingua del suo telefono, tra quelle che hai attivato. Il portale ospiti supporta fino a 25 lingue; il numero di lingue attive dipende dal piano: 3 con Starter, 10 con Pro, illimitate con Enterprise. Il check-in online è disponibile dal piano Pro, quindi puoi attivare fino a dieci lingue scegliendo quelle della tua clientela.
Cosa succede se un ospite non compila il check-in online?
Nulla di diverso da oggi: lo registri al banco come sempre e inserisci i dati a mano. Nel back-office, quando esporti il file per Alloggiati Web, Concierge elenca i soggiorni di quella data senza dati degli occupanti, così sai subito chi manca prima di caricare il file sul portale.
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