Il welcome book dell'hotel, nel telefono dell'ospite e nella sua lingua
Welcome book digitale hotel: Wi-Fi, orari, regole e guida della zona nel telefono degli ospiti, dal QR in camera, tradotti in automatico e sempre aggiornati.
In camera c'è un raccoglitore. Dentro, la password del Wi-Fi di due anni fa corretta a penna, gli orari della colazione dell'estate scorsa, il menu di un ristorante che ha chiuso. È in italiano, con qualche pagina in inglese. Gli ospiti non lo aprono, e chiamano la reception per chiedere le stesse cose. Un welcome book digitale per hotel risolve due problemi insieme: le informazioni stanno in un posto solo, che aggiorni in un minuto, e l'ospite le legge nella sua lingua dal telefono.
Con Concierge la guida dell'hotel si apre inquadrando il QR in camera. Wi-Fi, orari, regole, numeri utili e consigli sulla zona sono lì, tradotti, e quando cambi un orario lo cambi una volta sola.
Perché il raccoglitore non funziona più
- Si aggiorna male. Ogni modifica vuol dire ristampare e rifare decine di copie, una per camera. Così non si aggiorna, e le informazioni sbagliate restano mesi.
- È in una lingua sola, o due. Tradurre a mano in tedesco, francese o russo costa, e ogni aggiornamento va ritradotto.
- Nessuno lo sfoglia. L'ospite cerca la password del Wi-Fi sul telefono appena entra in camera, non in un raccoglitore sulla scrivania.
- Le domande finiscono alla reception. "A che ora è la colazione?", "Qual è la password?", "La farmacia più vicina?". Ogni domanda è una telefonata o una fila al banco.
- Il PDF via email si perde. Arriva prima della partenza, finisce tra le altre email, e in vacanza nessuno lo ritrova.
Il costo è fatto di piccole cose: stampe, traduzioni, e soprattutto tempo della reception speso su domande che hanno già una risposta scritta da qualche parte.
Come lo risolve Concierge
- Info pratiche in un punto solo. Nelle impostazioni dell'hotel inserisci rete e password Wi-Fi, telefono della reception, numero di emergenza, orari di check-in, check-out e colazione. Compaiono in cima alla guida; la password ha un tasto per copiarla.
- Pagine per tipo. Crei le pagine della guida scegliendo il tipo: informazioni, Wi-Fi, domande frequenti, regolamento, guida della zona, contatti, emergenze. Ogni tipo ha la sua icona, così l'ospite trova subito quello che cerca.
- Scrivi in italiano, l'ospite legge nella sua lingua. Al salvataggio i testi vengono tradotti in background nelle lingue attive. Se correggi a mano una traduzione, la tua correzione resta. Puoi impostare tono di voce e glossario dell'hotel.
- Dal QR in camera. Lo stesso QR della camera apre la web app dell'hotel, con la guida a portata di un tocco. I QR si stampano in PDF.
- Web app installabile. L'ospite può aggiungerla alla schermata Home: ha il nome, l'icona e i colori del tuo hotel. Dopo la prima visita le pagine restano consultabili offline.
- Programma attività. Dal piano Pro puoi pubblicare il programma giorno per giorno (acquagym, degustazione, serata a tema) con il tasto "Partecipa" e posti limitati. L'iscrizione è gratuita ed è riservata agli ospiti identificati.
- Risposte anche fuori orario. Con il piano Enterprise l'AI concierge risponde alle domande degli ospiti usando le pagine della guida, le info pratiche e il catalogo; per reclami, emergenze o richieste di una persona passa la conversazione allo staff.
Il welcome book non vive da solo: dalla stessa web app l'ospite fa richieste (asciugamani, guasti, taxi), ordina il room service e prenota. La guida diventa la porta d'ingresso.
Esempio: un welcome book per un hotel al mare
Esempio di struttura per un hotel di 40 camere sul mare. I contenuti sono di esempio: adattali alla tua struttura.
| Pagina | Tipo | Cosa contiene | Quando aggiornarla |
|---|---|---|---|
| Benvenuti | Informazioni | Saluto, orari dei reparti, colazione, parcheggio | A inizio stagione |
| Wi-Fi | Wi-Fi | Rete e password, con tasto copia | Quando cambi la password |
| Piscina e spiaggia | Regolamento | Orari, teli, lettini, bambini | A inizio stagione |
| Domande frequenti | Domande frequenti | Late check-out, deposito bagagli, animali | Quando una domanda torna spesso |
| La zona | Guida della zona | Spiagge, ristoranti consigliati, farmacia, bus | Ogni mese in stagione |
| Numeri utili | Contatti | Reception, taxi, guardia medica | Quando cambia un numero |
| Emergenze | Emergenze | 112, uscite, punto di raccolta | Dopo ogni verifica di sicurezza |
Prima e dopo, in una settimana di luglio
| Raccoglitore in camera | Welcome book con Concierge | |
|---|---|---|
| Cambio orario della colazione | Ristampa per 40 camere | Una modifica, visibile subito |
| Ospite tedesco cerca la password | Chiama la reception | La copia dalla guida in tedesco |
| Nuova escursione in zona | Non entra fino alla ristampa | Pagina aggiornata in un minuto |
| Ospite in spiaggia senza rete | Il raccoglitore è in camera | Pagine già viste consultabili offline |
Checklist per scrivere la guida in un pomeriggio
- Chiedi alla reception le dieci domande che sentono più spesso: sono le tue prime pagine.
- Compila le info pratiche nelle impostazioni, Wi-Fi compreso.
- Scrivi pagine brevi, una per argomento, con titoli che l'ospite cercherebbe.
- Rileggi le traduzioni nelle due lingue più frequenti e correggi a mano i termini locali.
- Stampa i QR delle camere e mettili dove si vedono appena si entra.
Per chi è
Concierge è adatto a hotel e resort con clientela internazionale, che vogliono togliere alla reception le domande ripetitive e tenere le informazioni aggiornate senza ristampare. Va bene anche per strutture piccole: la guida è inclusa dal piano Starter.
Non è la scelta giusta se:
- gestisci appartamenti in affitto breve e ti serve un welcome book con istruzioni di self check-in: ci sono strumenti pensati per quello;
- vuoi solo un PDF da mandare via email: per quello basta un editor di testo;
- ti servono molte lingue sul piano Starter: lì le lingue attive sono 3, dal Pro diventano 10.
Concierge a confronto con raccoglitore, PDF e welcome book per affitti brevi
| Raccoglitore cartaceo | PDF via email | Welcome book per affitti brevi | Concierge | |
|---|---|---|---|---|
| Aggiornamento | Ristampa | Nuovo invio | Online | Online, in un punto solo |
| Lingue | Quelle stampate | Un file per lingua | Dipende dal prodotto | Traduzione al salvataggio |
| Accesso | In camera | Nella casella email | Link o QR | QR in camera, web app installabile |
| Offline | Sì | Se scaricato | Dipende dal prodotto | Pagine già viste |
| Info dell'hotel (reparti, piscina, attività) | Sì, se aggiornate | Sì, se aggiornate | Pensato per appartamenti | Sì, con programma attività dal Pro |
| Chiedere qualcosa all'hotel | Telefono | Spesso no | Richieste e servizi nella stessa app |
Domande frequenti
Cosa scrivere nel welcome book?
Le cose che oggi gli ospiti chiedono alla reception: rete e password Wi-Fi, orari di check-in, check-out e colazione, numeri utili, regole di piscina e spiaggia, cosa fare in caso di emergenza. Poi una guida della zona con i tuoi consigli: ristoranti, spiagge, farmacia, trasporti. Meglio pagine brevi e specifiche che un unico documento lungo.
Come condividere la password Wi-Fi con gli ospiti?
Inserisci nome della rete e password una sola volta nelle impostazioni dell'hotel. Compaiono in cima alla guida digitale, con un tasto per copiare la password, e l'ospite le trova inquadrando il QR in camera. Se cambi la password, la aggiorni in un punto solo e tutti vedono subito quella nuova, senza ristampare cartoncini.
In quante lingue viene tradotto il welcome book?
Scrivi in italiano e, al salvataggio, i testi vengono tradotti in background nelle lingue che hai attivato, rispettando le correzioni fatte a mano. Il portale ospiti supporta fino a 25 lingue; quante attivarne dipende dal piano: 3 con Starter, 10 con Pro, illimitate con Enterprise. L'ospite vede la lingua del suo telefono.
Gli ospiti devono scaricare un'app?
No. Il welcome book si apre dal browser inquadrando il QR. Chi vuole può aggiungerlo alla schermata Home: diventa una web app con nome, icona e colori del tuo hotel, senza passare dagli store. Dopo la prima visita le pagine restano consultabili anche offline, utile in spiaggia o in escursione con poco segnale.
Che differenza c'è con un welcome book per affitti brevi?
Un welcome book per affitti brevi copre un appartamento: istruzioni di casa, check-in autonomo, consigli. In un hotel servono anche orari dei reparti, regole di piscina e spiaggia, programma delle attività e la possibilità di chiedere qualcosa alla reception. Con Concierge la guida sta nella stessa web app di richieste, room service e prenotazioni.
Quanto costa il welcome book digitale con Concierge?
La guida digitale è inclusa già nel piano Starter, da 49 € al mese più 1,50 € per camera, insieme a richieste, room service, bar e promozioni. Il programma attività con iscrizione è nel piano Pro, l'AI concierge che risponde usando la guida nel piano Enterprise. Puoi provarlo per 30 giorni senza carta.
Inizia
Prova gratis per 30 giorni: nessuna carta richiesta e un catalogo di esempio già pronto, con alcune pagine della guida da cui partire.
Approfondisci: prezzi, concierge digitale per hotel, chatbot e AI concierge, gestione delle richieste degli ospiti, check-in online e Alloggiati Web. Tutte le guide sono in Soluzioni.