Escursioni vendute dall'hotel, con le commissioni tracciate su ogni prenotazione

La gita in barca si vende al banco: il collega telefona allo skipper, segna «Rossi 2+2, sabato» su un post-it e incassa in contanti, oppure no. A fine mese lo skipper dice di aver portato undici famiglie, il quaderno ne riporta nove, e nessuno sa più su quali sia stata pattuita la commissione del 15% e su quali quella fissa. Chi vuole vendere escursioni agli ospiti dell'hotel di solito non ha un problema di offerta: ha un problema di tracciamento.

Concierge è la web app che mette i servizi dell'hotel nel telefono degli ospiti, con il marchio dell'hotel e nella loro lingua. Le escursioni sono uno di questi servizi: l'ospite le vede dalla camera, prenota la data con i posti liberi e riceve un voucher. Ogni prenotazione porta con sé il fornitore e la commissione, e il fornitore conferma da un link privato.

Perché le commissioni si perdono tra reception e fornitore

• La vendita dipende da chi c'è al banco. Il concierge appassionato vende la barca a tutti; il collega del turno di notte non sa nemmeno che esiste. L'offerta è un volantino.
• Gli ospiti stranieri non chiedono. Se l'escursione si spiega solo a voce, chi non parla italiano o inglese non la compra.
• La disponibilità è al telefono del fornitore. Ogni vendita richiede una chiamata, e il sabato la barca è piena prima che qualcuno se ne accorga.
• La commissione è un accordo a voce. Percentuale con uno, fisso con l'altro, eccezioni per l'escursione al tramonto: a fine mese ci si ricostruisce tutto a memoria.
• I conti non si incrociano. Ciò che ha incassato l'hotel, ciò che ha incassato il fornitore e ciò che spetta a ciascuno stanno in tre posti diversi.

Come lo risolve Concierge

1. Fornitori in anagrafica. Nome, ragione sociale, partita IVA, IBAN, contatti e accordo commerciale: commissione in percentuale o importo fisso per prenotazione, con conferma automatica o manuale del fornitore.
2. Escursioni a catalogo, tradotte. Descrivi l'escursione in italiano con foto, prezzo adulti e prezzo bambini, e la colleghi al fornitore. Se per quella escursione vale un'altra percentuale, la imposti lì. Testi tradotti in automatico nelle lingue attive.
3. Sessioni con posti. Per ogni uscita crei una sessione con data, ora, posti, lingua della guida, punto di ritrovo ed eventuale prezzo speciale. L'ospite vede solo le sessioni con posti, e i posti scendono a ogni prenotazione. Le sessioni si creano dal pannello una alla volta e si possono annullare.
4. Prenotazione dal telefono. L'ospite apre la web app dal QR in camera, sceglie la sessione, indica adulti e bambini e paga con carta, in camera o in loco, secondo i metodi che ammetti.
5. Conferma del fornitore. Se la conferma è manuale, il fornitore riceve un'email e accetta o rifiuta dal suo portale; l'ospite viene avvisato. Il portale è un link privato senza password.
6. Voucher con QR. A prenotazione confermata l'ospite ha un voucher con codice e QR da mostrare alla partenza, e un promemoria circa due ore prima.
7. Commissione su ogni prenotazione. Calcolata al momento della prenotazione, al netto degli sconti, e salvata sulla prenotazione stessa. Se cambi l'accordo domani, le prenotazioni di ieri restano corrette.
8. Riepilogo del mese. Il fornitore vede nel portale numero di prenotazioni, incasso e commissione del mese corrente; tu hai lo stesso dato nel pannello.

Con il piano Enterprise l'AI concierge, quando un ospite chiede «cosa posso fare domani?», propone fino a tre servizi dell'hotel come schede prenotabili, escursioni comprese. Il modulo esperienze è incluso dal piano Pro (149 € al mese più 2,50 € a camera), e Concierge non applica commissioni sulle vendite.

I limiti, detti chiaramente: il fornitore non gestisce disponibilità né sessioni, che restano in mano all'hotel. Non c'è liquidazione automatica né fatturazione delle commissioni. Concierge non pubblica le escursioni su marketplace come GetYourGuide o Viator.

Esempio: un mese con la gita in barca

Prezzi, commissione e numeri sono inventati, solo per mostrare il calcolo. Gita in barca a 80 € per adulto e 40 € per bambino, commissione del fornitore al 15%.

Se l'ospite ha pagato l'hotel, a fine mese l'hotel versa al fornitore 462,40 €. Se in un altro accordo è l'ospite a pagare il fornitore, è il fornitore a dovere all'hotel 81,60 €. In tutti e due i casi i numeri sono gli stessi, nel pannello e nel portale.

Checklist operativa per partire

• Raccogli gli accordi con ogni fornitore e scrivili: percentuale o fisso, eventuali eccezioni per singola escursione.
• Inserisci i fornitori con contatti e IBAN, e decidi chi conferma in automatico e chi a mano.
• Crea le escursioni con prezzo adulti e bambini, foto e descrizione.
• Crea le sessioni delle prossime settimane con posti, lingua e punto di ritrovo.
• Manda a ogni fornitore il link al suo portale e spiega come confermare.
• Scegli i metodi di pagamento ammessi per ogni escursione.
• A fine mese confronta il riepilogo con il fornitore e procedi con il saldo.

Per chi è

Concierge è adatto a hotel e resort che vendono escursioni, gite in barca, degustazioni o esperienze di fornitori locali e vogliono che ogni vendita, con la sua commissione, resti scritta. È utile anche quando il banco del concierge non è presidiato tutto il giorno, perché l'ospite prenota da solo.

Non è la scelta giusta se:

• vuoi che i fornitori aggiornino da soli date e posti disponibili;
• ti serve che il sistema prepari bonifici o fatture delle commissioni;
• cerchi un catalogo di migliaia di attività da rivendere tramite un marketplace.

Concierge a confronto con volantini, telefonate e marketplace

Domande frequenti

Quanto guadagna un hotel sulle escursioni?

Dipende dall'accordo con ciascun fornitore: una percentuale sul prezzo o un importo fisso per prenotazione. Non esiste una cifra standard. Quello che cambia il risultato è vendere a tutti gli ospiti, non solo a chi passa dal banco, e non perdere per strada le commissioni. Concierge non trattiene nulla sulle vendite: il ricavo è tutto dell'hotel.

Come si gestiscono le commissioni dei fornitori?

In Concierge imposti per ogni fornitore una commissione in percentuale o fissa per prenotazione, e puoi cambiarla per una singola escursione. La commissione viene calcolata e salvata su ogni prenotazione, al netto degli sconti. A fine mese hai numero di prenotazioni, incasso e commissione per fornitore. Liquidazione e fatture restano da fare a parte.

Il fornitore deve installare qualcosa o creare un account?

No. Il fornitore riceve un link privato al suo portale, senza password. Da lì vede le prenotazioni future e quelle dell'ultima settimana, conferma o rifiuta quelle in attesa e legge numero, incasso e commissione del mese. Può anche ricevere un'email a ogni nuova prenotazione. Le date e i posti delle uscite li gestisce l'hotel.

Come funziona il voucher dell'escursione?

Quando la prenotazione è confermata, l'ospite trova nella web app un voucher con codice e QR, con data, ora, numero di persone e punto di ritrovo dell'escursione. Lo mostra al fornitore alla partenza. Circa due ore prima riceve anche un promemoria con il codice, sui canali attivi dell'hotel.

Chi incassa i soldi dell'escursione?

L'hotel. L'ospite paga con carta sul conto Stripe dell'hotel, con addebito in camera se alloggia o in loco, secondo i metodi che ammetti per quell'escursione. Concierge non trattiene commissioni sulle vendite. Il saldo al fornitore, cioè l'incasso meno la commissione, lo versi tu secondo gli accordi: non c'è una liquidazione automatica.

Posso vendere anche transfer e noleggi nello stesso modo?

Sì. I transfer hanno orari e posti, con numero di volo, treno o traghetto e bagagli come campi da compilare. I noleggi, per esempio bici o attrezzatura, hanno data di ritiro e riconsegna, disponibilità controllata sul periodo, prezzo al giorno, all'ora o fisso e cauzione opzionale. Anche questi servizi possono essere collegati a un fornitore con commissione.

Inizia

Il modo più rapido per capire se Concierge fa per il tuo hotel è caricare un fornitore e una escursione e prenotarla dal tuo telefono. Prova gratis per 30 giorni: nessuna carta richiesta, e il catalogo di esempio del resort al mare include già escursioni da modificare.

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